Organiza tu vida: cómo planificar tu semana con Google Calendar

La mayoría de las personas podrían estar más organizadas, especialmente aquellos de nosotros que trabajamos desde casa y/o dirigimos un negocio. Por suerte, todos tenemos acceso a Google Calendar. Es gratis, se puede sincronizar con otros calendarios y aplicaciones de productividad como Trello o Notion y es relativamente fácil de usar. Vaya más allá de las listas de tareas escritas a mano; A continuación te explicamos cómo utilizar Google Calendar para planificar tu semana.

Mucha gente usa aplicaciones de calendario para realizar un seguimiento de las citas o las llamadas de Zoom. Está bien, pero hay mucho más que puedes hacer. Usando la aplicación Calendario de Google como planificador, puedes:

Haz listas digitales de tareas pendientes

Crear eventos y tareas

Artículos con código de colores

Configurar recordatorios

También puede agregar extensiones para ampliar su funcionalidad. Algunos son estéticos, como los que le permiten establecer una imagen de fondo o elegir colores más allá de los estándar que proporciona Google para la codificación de colores. Otros pueden integrarse con aplicaciones de videoconferencia como Join.me y BlueJeans.

Antes de crear tu agenda, pregúntate qué haces habitualmente. Suena simple, pero anotar las tareas habituales y los elementos importantes, como las reuniones, le ayudará a tener una mejor idea de cómo gestionar su tiempo. Puede comenzar creando una lista de tareas pendientes.

Katrina Oko-Odoi, directora de marketing de contenidos de la empresa CRM Copper, recomienda que las personas "piensen tanto en el largo como en el corto plazo. Registre los proyectos o tareas que deberá completar, incluso si no es necesario hacerlos hoy". "O incluso esta semana. Para proyectos más grandes, intenta dividirlos en pasos prácticos. Esto hará que sea más fácil marcar el tiempo en tu calendario".

Puedes hacer tu lista usando otras aplicaciones de productividad vinculadas a Google Calendar, o simplemente usar Google Tasks para simplificarlo. Se puede acceder a Tareas desde cualquier aplicación de Google Workspace, como Drive, Calendar o Keep. Haga clic en el icono de marca de verificación azul en la barra de menú de la derecha para acceder a él.

Utilice Tareas para anotar una lista de las cosas que sabe que tendrá que hacer durante la semana sin ningún orden en particular. Una vez que haya terminado, haga clic y arrástrelas como nuevas tareas a días específicos de su calendario. Por ejemplo, si sabe que desea reservar tiempo para hacer ejercicio durante la semana, puede crear una tarea llamada "ejercicio" y luego arrastrarla al día y hora deseados.

Agrupe las tareas por lista para que sea más fácil realizar un seguimiento de ellas. Podrías, por ejemplo, hacer una lista llamada “tareas” donde mantengas las tareas domésticas habituales, o “administración de vida” para cosas como revisar el correo electrónico y programar citas. Si desea tener la libertad de agregar y organizar tareas desde cualquier lugar de su navegador, consulte extensiones como la aplicación Tasksboard para Chrome.

Google Calendar también te permite crear calendarios separados para diferentes aspectos de tu vida. Puede tener un calendario para el trabajo y otro para eventos personales, llenos de tareas relevantes para cada categoría. Si utiliza su calendario principalmente para el trabajo, intente crear un calendario para reuniones importantes, uno para fechas límite de proyectos y otro para eventos laborales para mantener su vida laboral más organizada. Se pueden activar y desactivar calendarios específicos desde la barra lateral izquierda.

Para crear un nuevo calendario, haga clic en el signo más (+) junto a la sección Otro calendario en la esquina inferior izquierda y luego eligeCrear nuevo calendario . Agregue un nombre para el calendario, escriba una descripción y asigne un propietario (si varias personas usan la misma cuenta de Google).

Agregar nuevas tareas, eventos o recordatorios a tu calendario es fácil. Haga clic y arrastre el día específico en el que desea agregar algo y aparecerá un nuevo cuadro donde podrá completar los detalles. O simplemente haga clic en elCrearjunto al gran signo más en la esquina superior izquierda.

Si desea configurar una tarea para que se repita, haga clic en el tiempo de esa tarea donde diceno se repite . Se abrirá un menú desplegable con una variedad de opciones que puede elegir para repetir la tarea. Dependiendo de la tarea pendiente, puede configurarla para que se repita diariamente, semanalmente, mensualmente o en un día específico de la semana. Puede establecer una hora para su tarea de ejercicio y aparecerá todas las semanas en el futuro.

Codificar su agenda con colores puede parecer innecesario, pero ayuda a mantener las cosas en orden para que no resulte abrumador. Cuando creas una nueva tarea o evento, verás un ícono de color circular cuyo valor predeterminado es azul. Haz clic en él para cambiar el color que aparece en tu calendario.

¿No te gustan las opciones que ves? Si tiene instalada la extensión para colores adicionales, haga clic en el ícono más en el cuadro de color e inserte un valor hexadecimal del selector de color de Google.

Al completar su agenda, Oko-Odoi recomienda agregar primero los "no negociables". Se trata de citas, reuniones y otros eventos que deben tener lugar en un día y hora específicos. Luego puede completar otros puntos importantes de su lista de tareas pendientes, extrayéndolos de Google Tasks o cualquier otra aplicación o extensión conectada.

Comience con los elementos más importantes y reserve suficiente tiempo para no apresurarse ni abrumarse con demasiadas tareas en un día. Si estás trabajando en algo particularmente denso, intenta dividirlo en bloques de tiempo a lo largo de varios días. Experimente con ambos tipos de bloqueo de tiempo para tener una idea de lo que le gusta y luego ejecútelo.

Productividad La YouTuber Jules Acree, por ejemplo, tiene ciertos días marcados como “días de la papa” en su calendario, mientras que otros están etiquetados como “días de creación”. En los “días de la papa”, Acree se encarga de las tareas de edición y otras tareas pendientes que no requieren estar frente a la cámara ni lucir elegante. Las jornadas de creación son para filmar videos y/o realizar reuniones.

Para crear etiquetas como las que ella tiene para cada día, simplemente agregue un evento que dure todo el día a su calendario y etiquételo como tal. Acree también codifica con colores los plazos en amarillo brillante para que se destaquen, lo cual es particularmente útil para los trabajadores independientes que asignan su propio horario de trabajo. Si quieres verla desglosar aún más su filosofía organizacional, mira el video de arriba.

Asegúrese de reservar tiempo para los descansos. Trabajar durante cinco horas seguidas puede parecer bien en el papel, pero al final te agotarás si no te tomas un momento para dar un paso atrás de vez en cuando. La función de recordatorios resulta útil aquí: si usted es el tipo de persona que se deja atrapar por su trabajo, intente programar recordatorios de descansos para estiramientos a lo largo de su jornada laboral.

Programe bloques de tiempo para las llamadas, incluidos unos minutos para prepararse de antemano. De esa manera, puedes descomprimirte entre tareas y concentrarte completamente cuando llegue el momento de participar en esa llamada de Zoom. Puede llamar a estos bloques algo así como "tiempo de preparación" y codificarlos con colores de manera diferente al resto.

Por último, a veces las cosas surgen de la nada. Cuando eso sucede, necesitas tiempo para afrontarlo. Intente reservar tiempo en caso de que reciba una llamada inesperada o tenga que realizar una tarea no planificada. Haga eso y aún tendrá el tiempo y el espacio para poner sus principales tareas pendientes en la lata.

Cuanto más utilices Google Calendar, más fácil te resultará organizar tu semana. Aprender los entresijos, como los atajos de teclas de acceso rápido, le ayudará a que planificar sus días sea intuitivo y sencillo. En resumen, los conceptos básicos para planificar tu semana con Google Calendar son:

Enumere sus tareas y descubra cuáles son recurrentes

Categorizar esas tareas

Crea calendarios para esas categorías.

Llena esos calendarios con tus tareas

Código de color de artículos por categoría.

Si no está seguro de que este sistema sea para usted, pruébelo durante una semana para descubrirlo. Abra Google Calendar, cambie a la vista semanal y pase a la semana siguiente. Es posible que también necesite ayuda adicional para eliminar distracciones, evitar la procrastinación y prevenir la fatiga para mantener la productividad.

Complete su cronograma semanal planificado y vea lo fácil que es cumplir con su plan. Para obtener más información, consulte estos consejos de Calendario y la guía de Google.

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